Vertraulichkeit

Erklärung von Valoris Avocats zur Vertraulichkeit und zum Schutz personenbezogener Daten

Valoris Avocats

Die Rechtsanwaltskanzlei Valoris Avocats ist eine société d’exercice libéral par actions simplifiée (vereinfachte Aktiengesellschaft französischen Rechts zur Ausübung einer freiberuflichen Tätigkeit), mit Gesellschaftssitz in: 14 avenue Pierre Mendès France F-67300 Schiltigheim und eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister Straßburg unter der Nummer 802 627 059 (nachstehend “Valoris Avocats”).

Valoris Avocats ist eine international ausgerichtete Kanzlei, die ihre Mandanten, private und öffentliche Akteure aus dem Industrie-, Gesundheits- und Dienstleistungssektor, in rechtlichen, steuerlichen und arbeitsrechtlichen Fragen berät. Valoris Avocats setzt sich auch stark für den Schutz personenbezogener Daten ein und verfolgt eine Politik der Transparenz in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten. Zweck dieser Erklärung ist es, Sie über die Art und Weise zu informieren, in der wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln und verarbeiten.

Präambel

Die seit dem 25. Mai 2018 geltende Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, gemeinhin als Datenschutzgrundverordnung (hiernach “DSGVO”) bezeichnet, bildet den rechtlichen Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Letztere stärkt die Rechte und Pflichten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, der Auftragsverarbeiter, der betroffenen Personen und der Datenempfänger.

Artikel 12 der Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass die betroffenen Personen in knapper, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form über ihre Rechte informiert werden. Ziel dieser Erklärung ist es, dieser Informationspflicht nachzukommen und somit die Rechte und Pflichten der Mandanten und Ansprechpartner in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu formalisieren.

Im Rahmen ihrer Tätigkeit verarbeitet Valoris Avocats personenbezogene Daten ihrer Mandanten und Kontakte.

1. Der Rahmen des Datenschutzes

Wen schützen wir?

  • Mandant: jede natürliche oder juristische Person, die ein Mandant von Valoris Avocats ist;
  • Kontakt: jede natürliche oder juristische Person, die mit Valoris Avocats in Beziehung steht, ohne Mandant zu sein (Interessenten, Beziehungen, Partner usw.);
  • Empfänger: jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten übermittelt erhält. Bei den Empfängern der Daten kann es sich daher sowohl um interne Empfänger als auch um externe Stellen handeln (Anbieter von Support-Dienstleistungen, die Justizverwaltung und ihre Hilfskräfte, berufsständische Instanzen usw.);
  • Betroffene Person: jede Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann;

Was schützen wir?

  • Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, sind personenbezogene Daten;
  • Verarbeitung: jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder einer Reihe personenbezogener Daten wie das Erheben, Speichern, die Organisation, Strukturierung, Aufbewahrung, Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, Abfragen, die Benutzung und Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder Verknüpfung sowie das Einschränken, Löschen oder Vernichten.

Wer ist verantwortlich?

  • Verantwortlicher für die Datenverarbeitung: die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Unsere für die Datenverarbeitung verantwortliche Person ist Frau Rechtsanwältin Cécile Puijalon-Radu, Avocate in Straßburg und Präsidentin der Gesellschaft Valoris Avocats.
  • Datenschutzbeauftragter (DSB): Die Person, die in einer Organisation für den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf diese Daten verantwortlich ist. Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Rechtsanwalt Luc Julien-Saint-Amand, Avocat in Straßburg, Doktor der Rechtswissenschaften und Generaldirektor der Gesellschaft Valoris Avocats.
  • Auftragsverarbeiter: jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Dies sind die Dienstleister, mit denen Valoris Avocats zusammenarbeitet und die an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind.

2. Warum sammeln wir Ihre Daten? (Zwecke der Verarbeitung)

Die personenbezogenen Daten, um deren Übermittlung an Valoris Avocats Sie möglicherweise gebeten werden, werden ausschließlich für die Zwecke der Ausführung des Auftrags, den Sie uns erteilt haben, und unter Ausschluss jeglicher anderen Zwecke erhoben.

Es sind folgende Zwecke vorgesehen:

  • Bearbeitung von Akten für Aufträge, die Valoris Avocats anvertraut wurden
  • Rechnungsstellung, Verwaltung von unbezahlten Rechnungen und Rechtsstreitigkeiten
  • Verwaltung der Kundendatei
  • Organisation von und Einladungen zu Veranstaltungen, die von Valoris Avocats organisiert oder mitorganisiert werden
  • Versand von Newslettern und Grußkarten
  • Teilnahme an öffentlichen und privaten Ausschreibungen
  • Erfüllung unserer administrativen Verpflichtungen

Die personenbezogenen Daten von Mandanten und Kontakten können insbesondere erhoben werden durch:

  • Informationen und Dokumente, die von unseren Mandanten im Rahmen eines Auftrags zur Verfügung gestellt werden,
  • Anmeldungen oder Abonnements für unsere Online-Dienste und sozialen Netzwerke (Newsletter, LinkedIn, Valoris-Anwendung…),
  • Anmeldungen zu von Valoris Avocats organisierten oder mitorganisierten Veranstaltungen. Valoris Avocats kauft, vermietet oder verkauft unter keinen Umständen Datenbanken.
  • Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? (Empfänger der gesammelten Daten)

Die von Valoris Avocats erhobenen personenbezogenen Daten sind nur für autorisierte interne oder externe Empfänger bestimmt und zugänglich, deren Tätigwerden für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags unbedingt erforderlich ist. Die internen Empfänger sind die mit der Angelegenheit betrauten Anwälte, das Support-Team und eventuelle Praktikanten. Externe Empfänger sind Dienstleistungserbringer oder Nachunternehmer, die Steuer- und Justizverwaltung, Gerichtsvollzieher und berufsständische Instanzen. Valoris Avocats stellt sicher, dass die externen Empfänger ihren Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten nachkommen. Es wird daran erinnert, dass Anwälte zusätzlich zu den Vertraulichkeitsverpflichtungen, die sich aus der DSGVO ergeben, dem Berufsgeheimnis nach dem Strafgesetzbuch und den standesrechtlichen Regeln der Rechtsanwälte unterliegen.

3. Wie werden Ihre Daten aufbewahrt? (Aufbewahrung und Aufbewahrungsdauer der gesammelten Daten)

Die Kanzlei Valoris Avocats verarbeitet die personenbezogenen Daten ihrer Mandanten über ein gesichertes Informationssystem, das von der französischen Firma Diapaz verwaltet wird. Die personenbezogenen Daten werden auf einem Internet-Speicherplatz erfasst und aufbewahrt, dessen Server sich in Frankreich (Saint-Cloud) befinden. Ohne Ihre vorherige schriftliche Zustimmung werden keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt. Personenbezogene Daten in Papierform (laufende Angelegenheiten und Archive) werden in unseren Räumlichkeiten aufbewahrt, zu denen der Zugang über ein System von Ausweiskarten mit individuellen Zugangsrechten kontrolliert wird. Die erfassten personenbezogenen Daten werden für die Dauer des uns erteilten Auftrags aufbewahrt, verlängert um die gesetzlichen Verjährungsfristen für Klagen, die im Zusammenhang mit dem Auftrag erhoben werden können, und die für die Archivierung von Daten durch Rechtsanwälte geltenden Fristen. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten vernichtet oder unwiderruflich anonymisiert.

4. Welche Sicherheitsmaßnahmen werden getroffen?

Valoris Avocats hat angemessene organisatorische, technische und softwaretechnische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Offenlegung oder Veränderung zu schützen. Die Kanzlei Valoris Avocats schult ihre Angestellten und Mitarbeiter durch die regelmäßige Versendung von Dokumentation zur Vermittlung bewährter Datensicherheitspraktiken. Diese haben sich verpflichtet, ihr Möglichstes zu tun, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Sie unterrichten den Datenschutzbeauftragten (DSB) und die IT-Abteilung unverzüglich, wenn der Verdacht besteht, dass die Sicherheit oder Vertraulichkeit verletzt wurde.

5. Was sind Ihre Rechte und wie können Sie diese ausüben?

Gemäß DSGVO bestätigen die von der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Valoris Avocats betroffenen Personen, dass sie über ihre Rechte informiert wurden und verfügen somit über:

  • Ein Auskunfts- und Berichtigungsrecht, das es ihnen ermöglicht, ihre personenbezogenen Daten zu ändern, zu ergänzen oder zu aktualisieren
  • Ein Recht auf Löschung von Daten, die unrichtig, unvollständig, zweideutig oder veraltet sind oder deren Erhebung, Verwendung, Übermittlung oder Speicherung verboten ist;
  • Ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten aus legitimen Gründen;
  • Ein Recht, der Verwendung der Daten zu Werbezwecken ohne Angabe von Gründen zu widersprechen;
  • Ein Recht auf Bestimmung des Verbleibs der personenbezogenen Daten nach dem Versterben;
  • Ein Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format;
  • Ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter den in Artikel 18 der europäischen Verordnung Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 genannten Bedingungen und Voraussetzungen;
  • Das Recht, eine Beschwerde bei der Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) einzureichen. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie sich per E-Mail an die Kanzlei wenden, und zwar an folgende Adresse: info@valoris-avocats.com oder per Schreiben an: Valoris Avocats, 14 avenue Pierre Mendès France, 67300 SCHILTIGHEIM-STRASBOURG Eurométropole.
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